Legal

Términos y condiciones del servicio

Versión 1.0 · Última actualización: 4 de octubre de 2026

1. Quiénes somos

Clovai es un software en la nube para la gestión de instituciones y profesionales de la salud, operado en Colombia por Tagnara Colombia S.A.S., NIT 902.045.115-4, con domicilio en la Calle 42 # 33-42, Oficina 1001, Bucaramanga, Santander (Clovai o nosotros). Contacto: hola@clovai.co.

2. Objeto

Clovai otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y temporal sobre la plataforma, bajo la modalidad de software como servicio (SaaS), durante el período contratado y con los módulos y usuarios incluidos en el plan elegido. El Cliente no adquiere la propiedad del software ni de su código fuente.

3. Cuenta, usuarios y seguridad

• El Cliente debe suministrar información veraz de la institución, su representante y el administrador de la cuenta, y mantenerla actualizada.
• Cada usuario es personal. El Cliente responde por el uso que hagan sus usuarios, por la custodia de sus contraseñas y por asignar a cada uno los permisos que correspondan a su rol.
• El Cliente debe avisarnos de inmediato si sospecha de un acceso no autorizado.
• La cuenta se aloja en un subdominio propio del Cliente (por ejemplo, institucion.app.clovai.co), cuya información está aislada de la de otros clientes.

4. Planes y precios

Los planes, sus módulos, el número de usuarios incluidos y sus precios son los publicados en clovai.co/planes al momento de la contratación, expresados en pesos colombianos. El valor exacto que se cobra se muestra antes de pagar y queda en el resumen de la compra.

• Plazos. Puedes contratar mes a mes o por un año. El plan anual tiene un descuento equivalente a 2 meses gratis y se paga por anticipado en un solo pago.
• Impuestos. Si a un servicio le aplica algún impuesto, aparecerá discriminado en la factura electrónica.
• Cambios de precio. Podemos actualizar las tarifas para períodos futuros, avisando con al menos 30 días de anticipación. El período ya pagado conserva su precio.
• Usuarios y módulos adicionales. Los usuarios extra y los módulos complementarios se cobran según la tarifa vigente publicada o acordada por escrito.

5. Pago y facturación

• Los pagos se procesan a través de Wompi (Bancolombia), con tarjeta de crédito o débito o por PSE. Clovai no recibe ni almacena los números completos de tarjeta: la pasarela los tokeniza.
• El servicio se activa cuando el pago queda aprobado. Si el pago es rechazado o queda pendiente, la cuenta no se crea hasta que se apruebe.
• Emitimos factura electrónica de venta a nombre del Cliente con los datos de facturación que suministre en el registro.
• Si autorizas el uso de tu tarjeta para pagos recurrentes, te avisaremos antes del vencimiento y el siguiente período se cobrará al medio de pago registrado. Puedes retirar esa autorización en cualquier momento antes de la fecha de cobro.

6. Garantía de 15 días

Si Clovai no es lo que esperabas, puedes cancelar dentro de los 15 días calendario siguientes a tu primer pago y te devolvemos el 100% del valor pagado, sin preguntas. Escríbenos a soporte@clovai.co desde el correo del administrador. La devolución se hace por el mismo medio de pago, en los tiempos de la entidad financiera. La garantía aplica una sola vez por institución y no cubre renovaciones.

7. Renovación, cancelación y terminación

• Puedes cancelar la renovación en cualquier momento; el servicio sigue activo hasta el final del período pagado. Fuera del plazo de la garantía, los períodos pagados no son reembolsables.
• Si un período vence sin pago, la cuenta pasa a modo de solo lectura durante 30 días y luego se suspende.
• Podemos suspender o terminar la cuenta si se usa para fines ilícitos, si se vulnera la seguridad de la plataforma o si se incumplen gravemente estos términos, avisando al Cliente salvo que la ley o la urgencia lo impidan.

8. Datos del Cliente y de sus pacientes

• La información que el Cliente registra en Clovai (incluidas historias clínicas y datos de pacientes) es del Cliente. El Cliente actúa como Responsable del tratamiento y Clovai como Encargado, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y nuestra Política de tratamiento de datos.
• El Cliente garantiza que cuenta con las autorizaciones de los titulares y con los consentimientos que exige la normativa de salud para registrar y tratar esa información.
• El Cliente es el custodio de la historia clínica ante las autoridades y debe conservarla por los plazos legales. Clovai le facilita los medios técnicos para hacerlo.
• Al terminar el servicio, el Cliente puede exportar su información durante los 30 días siguientes. Pasado ese plazo la eliminamos de forma segura, salvo lo que debamos conservar por obligación legal.

9. Disponibilidad y soporte

• Trabajamos para mantener la plataforma disponible de forma continua. Las ventanas de mantenimiento programado se avisan con anticipación y, en lo posible, fuera del horario de atención.
• El soporte se presta por los canales publicados en el sitio y dentro de la aplicación, con el alcance del plan contratado.
• Hacemos copias de respaldo periódicas de la información del Cliente.

10. Uso aceptable

El Cliente no puede: revender o sublicenciar la plataforma; intentar acceder a datos de otros clientes; realizar ingeniería inversa; cargar software malicioso; usar Clovai para actividades ilícitas, ni para registrar información sin la autorización de sus titulares.

11. Inteligencia artificial

Clovai incluye un asistente de inteligencia artificial (Clovy) que apoya la operación. Sus respuestas son una ayuda y pueden contener errores: las decisiones clínicas, administrativas y financieras siguen siendo responsabilidad de los profesionales y del Cliente, que deben verificarlas.

12. Propiedad intelectual

El software, las marcas Clovai y Clovy, el diseño y la documentación son de Tagnara o de sus licenciantes. Las sugerencias que el Cliente nos haga podemos usarlas para mejorar el producto sin que ello genere obligaciones a nuestro cargo.

13. Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total de Clovai frente al Cliente por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita al valor pagado por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho que la origina. Clovai no responde por lucro cesante ni por daños indirectos, ni por fallas causadas por el Cliente, sus usuarios, terceros proveedores de conectividad o eventos de fuerza mayor. Esta limitación no aplica en casos de dolo o culpa grave.

14. Confidencialidad

Ambas partes mantendrán reservada la información confidencial de la otra y solo la usarán para ejecutar este contrato, aun después de terminado.

15. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Publicaremos la nueva versión en esta página y, si el cambio es relevante, avisaremos al administrador de la cuenta con al menos 30 días de anticipación. Si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes de que entre en vigor.

16. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante 30 días; si no lo logran, la someterán a los jueces de Bucaramanga. Las peticiones, quejas y reclamos pueden dirigirse a soporte@clovai.co.