Política de tratamiento de datos personales
Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013). Explica qué datos tratamos, para qué, cómo los protegemos y cómo puedes ejercer tus derechos.
1. Responsable del tratamiento
| Razón social | Tagnara Colombia S.A.S. (Clovai) |
|---|---|
| NIT | 902.045.115-4 |
| Domicilio | Calle 42 # 33-42, Oficina 1001, Bucaramanga, Santander, Colombia |
| Correo para datos personales | hola@clovai.co (asunto: «Datos personales») |
2. Dos roles distintos
Clovai como Responsable
Somos Responsables de los datos que recibimos directamente: los de quienes visitan nuestro sitio, solicitan una demo, se registran en el onboarding, o son contactos, representantes y usuarios de nuestros clientes, proveedores y aliados.
Clovai como Encargado
Las instituciones y profesionales de salud que usan Clovai registran en la plataforma datos de sus pacientes, colaboradores y terceros, incluidas historias clínicas. Frente a esa información, la institución es la Responsable y Clovai actúa como Encargado: la tratamos solo por cuenta y bajo las instrucciones de la institución, para prestarle el servicio, y no la usamos para fines propios. Si eres paciente de una institución que usa Clovai, dirige tus solicitudes a esa institución; si nos llegan a nosotros, se las trasladaremos.
3. Datos que tratamos como Responsable
- Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, correo, celular, cargo.
- Datos de la institución: razón social, NIT, dirección, municipio, sedes, especialidades.
- Datos de facturación y pago: datos de facturación electrónica, referencia y estado de las transacciones y los últimos cuatro dígitos del medio de pago. Los números completos de tarjeta los recibe y tokeniza la pasarela Wompi; Clovai no los almacena.
- Datos de uso y técnicos: registros de acceso, dirección IP, navegador, acciones realizadas en la plataforma y cookies del sitio.
4. Finalidades
- Crear y administrar la cuenta del cliente y sus usuarios, y prestar el servicio contratado.
- Verificar la identidad del administrador (por ejemplo, con un código enviado al correo).
- Procesar pagos, emitir facturas electrónicas y gestionar la cartera.
- Dar soporte, enviar avisos del servicio (vencimientos, mantenimientos, cambios de condiciones) y atender peticiones, quejas y reclamos.
- Mantener la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y conservar trazabilidad de los accesos.
- Enviar información comercial sobre Clovai, solo si lo autorizaste; puedes darte de baja en cualquier momento.
- Elaborar estadísticas agregadas para mejorar el producto.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades.
5. Datos sensibles y datos de salud
Los datos de salud son datos sensibles. Cuando los tratamos como Encargados, lo hacemos con medidas reforzadas de seguridad y acceso restringido por rol. La institución Responsable debe contar con la autorización expresa de sus pacientes y cumplir la regulación de historia clínica (entre otras, la Resolución 1995 de 1999, la Ley 2015 de 2020 y sus normas reglamentarias). Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Los datos de niñas, niños y adolescentes se tratan respetando su interés superior.
6. Derechos de los titulares
Como titular puedes:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Pedir prueba de la autorización que nos diste.
- Saber qué uso le hemos dado a tus datos.
- Revocar la autorización o pedir que suprimamos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
7. Cómo ejercer tus derechos
Escribe a hola@clovai.co con el asunto «Datos personales», indicando tu nombre, documento, la solicitud y un medio de respuesta. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el soporte que lo acredite.
- Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más avisándote el motivo.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más avisándote el motivo. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido.
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información: bases de datos separadas por cliente, cifrado de la información en tránsito, control de acceso por roles, registros de auditoría de accesos, copias de respaldo y procedimientos de respuesta a incidentes. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio según la ley.
9. Proveedores y transferencias
Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados o subencargados, bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad: infraestructura en la nube, pasarela de pagos (Wompi), envío de correos y mensajes, facturación electrónica y servicios de inteligencia artificial. Algunos de ellos pueden alojar información fuera de Colombia, en países con niveles adecuados de protección o bajo las garantías que exige la ley. No vendemos datos personales.
10. Cookies
Nuestro sitio usa cookies necesarias para funcionar y, con tu aceptación, cookies de medición y publicidad para entender cómo se usa el sitio y medir campañas. Puedes bloquearlas o eliminarlas desde tu navegador.
11. Conservación
Conservamos los datos mientras dure la relación y, después, por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias o para atender reclamaciones. Los datos que tratamos como Encargados se devuelven o eliminan cuando termina el contrato con la institución, en los términos de nuestros Términos y condiciones.
12. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 4 de octubre de 2026. Si hacemos cambios sustanciales, los publicaremos en esta página y los comunicaremos antes de aplicarlos. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas.